Le futur, même incertain, se construit au présent

Prévoir les flux financiers

Gsef-mcr

Gérard Seguin Études et Formation

Modélisation des Coûts et des Risques

1 - Les composantes du coût global

Pour la plupart des systèmes, les coûts d’utilisation (exploitation et soutien) sur la durée de vie peuvent représenter une part importante du coût global. C’est pourquoi toute décision concernant l’acquisition, la conception/réalisation ou la rénovation d’un système doit se situer dans une approche coût global.

1.1 - Le cycle de vie d’un système

Le coût d'un système ne se limite pas aux dépenses engagées pour produire, construire ou acquérir le bien considéré.

Toute décision d'investissement doit s'appuyer sur l'analyse du coût global qui regroupe l'ensemble des coûts (et éventuellement des profits) générés pendant la durée de vie du système ou pendant la durée du projet (qui peut être inférieure à la durée de vie du système).

Le cycle de vie couvre les phases suivantes (la terminologie peut varier selon les domaines concernés (l'aéronautique, le bâtiment, etc.)).


2.3 - Optimisation du coût global d'un système

L'utilisation la plus efficace du coût global d'un système se situe durant les premières phases (I conception, II développement, III production).

Les décisions prises aux cours de ces phases induisent une part importante du coût global. Lorsque le système entre en utilisation, les possibilités d'optimisation sont très limitées alors qu'une part importante du coût global reste à dépenser.

Le coût global

(*) Lorsque l'étude porte sur un projet dont la durée est inférieure à la durée de vie du bien, les coûts de retrait de service sont remplacés par la valeur résiduelle en fin de projet.


1.2 - Les différentes définitions de coût global

LCC / WLC

Les États Unis et le Royaume Uni, en pointe dans ce domaine, avaient défini différents niveaux de coût global, parmi lesquels le LCC et le WLC.

Coût global / étendu

En s'appuyant sur ces définitions, la Norme ISO/DIS 15686-5 sur le coût global dans le bâtiment distingue deux concepts, chacun d’eux étant associé à un périmètre de coûts : le coût global (LCC) et le coût global étendu (WLC). Ce dernier intègre le financement et la fiscalité, les intangibles (impacts de la construction sur l’image, sur la qualité d’usage et sur l’activité de l’organisation) et les externalités positives ou négatives (contraintes et bénéfices revenant à des tiers) que le projet a entraînées.

Coût global / élargi /partagé

Le guide mentionné dans la page d'accueil reprend les définitions proposées par la MIQCP (Mission Interministérielle pour la Qualité des Constructions Publiques) dans le document « Ouvrages publics et coût global ». Trois notions sont définis :

Ces définitions sont évidemment applicables dans tous les domaines car les intangibles et l'impact sur l'environnement ne se limitent pas aux bâtiments.

1.3 - La structure de coût global

La structure de coût global (SCG) a pour objet de définir, lister et organiser l’ensemble des rubriques de coûts et des recettes associés à l'exécution du projet sur une durée pouvant s'étaler sur plusieurs dizaines années. Lorsque le projet repose sur la réalisation ou l'acquisition puis l'utilisation d'un système, sa structure de coûts résulte de celle du système. Elle inclut a minima l’ensemble des coûts directs et la part variables des coûts indirects (LCC).

Lorsque le projet est porté par une entreprise privée, et que l'on s'intéresse au prix qui sera facturé au client, il convient d’y inclure la provision pour risques et la marge commerciale associée à un taux de rentabilité interne (TRI) des fonds propres. En principe, ce TRI  est censé correspondre à un certain niveau de risques pris par l'entreprise.

Chaque rubrique doit être clairement définie et la liste des rubriques doit être exhaustive et ne pas contenir de répétition. Afin de satisfaire ces conditions, la SCG qui est différente selon le domaine concerné (aéronautique, spatial, naval, terrestre, bâtiment, etc.) peut être définie dans chaque projet à partir d’une SCG générique construite selon le principe suivant.

Une rubrique élémentaire de coût fait généralement référence à trois composantes : une ressource utilisée par une activité appliquée à un produit. Par exemple :

Coût des consommables (ressource) pour la maintenance (activité) d'un moteur (produit)

Coût de personnel (ressource) pour le développement (activité) d'un logiciel (produit)

Activités
Ressources
Système
Sous système A
Sous système B
Maintenance préventive
Externalisée
80
100
En interne
  Personnel
30
40
  Rechanges
25
30
  Consommables
15
10
Maintenance corrective et réparation
Externalisée
120
170
En interne
  Personnel
40
60
  Rechanges
50
60
  Consommables
10
30

Dans chaque projet, la SCG est élaborée après avoir défini la liste des activités, le système et les ressources.

Si le périmètre doit généralement couvrir l'ensemble du projet tel que défini dans le scénario (exhaustivité), le niveau de détail peut varier en fonction du besoin, de la méthode d'estimation et de l'information disponible. Par exemple le coût de maintenance d'un système peut être global ou bien être décomposé comme présenté dans le tableau ci-contre.

Lors de la construction de la SCG, chaque projet doit préciser le coût global considéré (élémentaire, élargi, partagé) et justifier ce choix.

3 - Estimation du coût global d’un projet

3.1 - Estimation des coûts

Les diverses méthodes d’estimation des coûts se basent généralement sur des données historiques. Il est donc très utile de disposer de bases de données de coûts ou d’y avoir accès.

L’estimation par analogie procède par comparaison avec des objets ou des activités similaires ou comparables mais pas nécessairement identiques. Elle nécessite des points de référence et des avis d’experts.

Les méthodes paramétriques utilisent des équations mathématiques qui associent un coût à des variables explicatives.

Exemple : Le montant d'un contrat annuel de maintenance d'un ascenseur peut être estimé à partir de la charge en kg (CHARG), du nombre de niveau (NBNIV) et de la vitesse en m/s (VITESS) à l'aide du modèle suivant.

COUT = 655,46 + 0,481*CHARG + 38,56*NBNIV + 522,68*VITESS

L'approche analytique procède d'une analyse système intégrant les caractéristiques techniques du système (description statique) et/ou les activités associées (scénarios d'acquisition et d'utilisation; description dynamique). Cette approche, qui couvre en fait la majorité des situations, peut reposer sur la description du produit ou du service à évaluer (installation technique, équipement, etc.) ou bien du processus permettant d'y aboutir.

La modélisation des processus (fabrication, maintenance, etc.) ne peut être mise en œuvre que lorsque la connaissance du système est suffisamment avancée. Elle n'est donc pas adaptée aux premières estimations à réaliser en début de projet. Par contre, le niveau de détail auquel se situe la modélisation permet de procéder à des études de compromis et de sensibilité dans le cadre de l'optimisation du système.

La simulation permet de reproduire le comportement dynamique d’un système au cours d'une période donnée en tenant compte des phénomènes aléatoires auxquels il est soumis.

L’approche en coût global doit permettre de réduire le coût du cycle de vie d’un système (et du projet associé) par la maîtrise de l’impact financier des décisions prises depuis la conception jusqu'au retrait de service.

Cette approche répond au double besoin de prévoir les coûts à venir (par exemple pour préparer un échéancier de dépenses ou répondre à un appel d'offre) et de rechercher les options les plus économiques qui satisfont aux exigences. Ce qui caractérise le coût global par rapport à l'approche classique, est d'étendre ces deux fonctions (prévision et optimisation) au cycle de vie des systèmes.

3.2 - Modélisation

La modélisation du coût d'un projet, qui procède généralement d'une approche analytique, repose principalement sur :

Dans le tableau ci-contre, l’échéancier des coûts de la rubrique Investissement C1j est estimé sur la période 2011 à 2030 à partir du profil d’investissement défini dans le scénario et des données prévisionnelles de coûts.

Selon le cas, certaines données prévisionnelles sont elles-mêmes obtenues à partir d'autres modèles utilisant des données de plus bas niveau. Par exemple, les coûts de soutien annuel d'un équipement, qui constituent une donnée d'entrée dans le modèle de coût global, peuvent être estimés à l'aide d'un modèle spécifique dédié aux coûts de soutien. De même, les coûts de production peuvent être estimés à l'aide d'un modèle paramétrique spécifique ou générique.

Rubriques de coût

Somme rubriques

2011

2012

2013

...

2030

Investissement

C1.

C11

C12

C13



Financement

C2.

C21

...

...


...

Mise en service

C3.


C32




Exploitation



C42

...

...

...

...







Coût du projet

CG

C.1

C.2

C.3

...

C.20

3.3 - Approche Coût / Efficacité

En général, un coût n'a de signification que s'il est associé à un indicateur de performance ou d'utilité du produit ou du service qu'il procure dans le cadre d'un scénario donné. Si l'utilité ne peut être traduite en termes financiers, la comparaison entre plusieurs scénarios doit s'effectuer à iso-utilité (chaque scénario offre la même utilité, efficacité, capacité, etc.).


2 - Utilisation du coût global

Comparaison entre options

Le coût global est un outil d'aide à la décision qui intervient comme critère de choix lorsque plusieurs scénarios ou options sont envisageables.

La comparaison n'a de sens que si les scénarios candidats offrent des performances identiques

Prévision des flux financiers

Le coût global fournit une estimation prévisionnelle des flux financiers associés à un projet.

Dans ce cas, les coûts estimés ne sont pas seulement des valeurs relatives à comparer entre elles mais constituent des échéanciers prévisionnels pouvant être utilisés dans la gestion d'un projet.


La comparaison et la prévision des coûts sont deux types d'utilisation distinctes mais complémentaires du coût global, souvent désignées par les expressions analyse économique et analyse financière.


2.1 - Analyse économique (Comparaison entre options)

Objet : Comparer plusieurs scénarios permettant de répondre à un besoin donné dans le but d'identifier et de construire la solution la plus économique. Comme le résume le schéma ci-dessous, cette situation peut se présenter à toutes les phases du cycle de vie pour différents niveaux de décision.


Les analyses de coûts présentent alors les caractéristiques suivantes

2.2 - Analyse financière (Prévision des flux financiers)

Le coût global représente à un instant donné l'échéancier des dépenses et des recettes prévisibles associé à un projet. Cette utilisation s'insère dans la planification des coûts à moyen et long terme. Elle permet de s'assurer que les dépenses futures induites par les décisions présentes sont compatibles avec les ressources disponibles ou prévisibles à court, moyen et long termes. De plus, la connaissance des dépenses futures permet le suivi et le contrôle des dépenses passées et à venir en relation avec les prévisions ou les objectifs fixés. Ces coûts constituent un "tableau de bord" pour les responsables d'un projet et la base d'un contrôle de gestion.

Les analyses de coûts présentent alors les caractéristiques suivantes


1 - Les composantes du coût global

Le cycle de vie d’un système

Les différentes définitions de coût global

La structure de coût global

2 - Utilisation du coût global

Analyse économique (Comparaison entre options)

Analyse financière (Prévision des flux financiers)

Optimisation du coût global d'un système

3 - Estimation du coût global d’un projet

Estimation des coûts

Modélisation

Approche Coût / Efficacité

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